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Depuis septembre 2021, le SIAF a mené plusieurs ateliers avec les collectivités territoriales, le ministère de la transition écologique et de la cohésion des territoires et les éditeurs de solutions logicielles pour l'instruction des décisions d'urbanisme et l'archivage numérique.
C'est dans ce cadre qu'intervient la publication du Guide pratique à destination des collectivités territoriales « Dossiers d'urbanisme : comment numériser pour bien archiver ? » et du Questionnaire d'évaluation en vue d'obtenir le visa d'élimination de documents d'origine sur support papier ayant fait l'objet d'une numérisation.
Ces deux documents sont destinés aux collectivités: guichets uniques et centres instructeurs, qui agissent pour le compte d'une ou plusieurs collectivités territoriales, services d'archives de ces collectivités et enfin au service départemental d'Archives en charge du contrôle scientifique et technique.
Le Guide pratique, premier livrable, a pour objet de présenter les prérequis et bonnes pratiques à respecter dans le cadre de la numérisation des dossiers d'autorisations d'urbanisme pour garantir leur fidélité et leur fiabilité dans le temps et, le cas échéant, pour obtenir le visa d'élimination de tout ou partie des documents d'origine papier avant la fin de leur durée d'utilité administrative.
Guide pratique à destination des collectivités territoriales
Le Questionnaire d'évaluation, second livrable, vise à évaluer, la qualité du dispositif de numérisation en vue de l'élimination des documents d'origine sur support papier. Il permettra notamment de faciliter l'obtention de l'autorisation d'élimination délivrée par le directeur du service départemental d'archives. Cette autorisation, délivrée dans le cadre du contrôle scientifique et technique exercé par l'Etat au titre du code du patrimoine, est obligatoire avant toute destruction.
Ces premières versions des Guide et Questionnaire seront mises à jour selon l'évolution du contexte réglementaire et normatif et selon l'avancée des travaux du SIAF sur le sujet de l'archivage des documents d'autorisation d'urbanisme.
Questionnaire d’évaluation en vue de l’élimination documents d’origine sur support papier ayant fait l’objet d’une numérisation
-------------------------
Ces documents font partie d'un corpus documentaire qui comprendra également:
- Un Référentiel des durées de conservation des autorisations d'urbanisme qui propose une harmonisation des durées de conservation et des sorts finaux, que l'instruction soit assurée par les collectivités ou par les services de l'Etat.
- Une Fiche d'évaluation, qui a pour objet d'analyser la fonction archivistique, de décrire les acteurs, de contextualiser les propositions de sorts finaux et d'historiciser les différentes règles de gestion appliquées aux documents d'autorisations d'urbanisme.
- Un Guide d'aide à la réalisation de profils d'archivage conformes au SEDA afin de faciliter la mise en œuvre de l'archivage numérique en identifiant le contenu des exports à générer et les métadonnées nécessaires.
Enfin, le service interministériel des Archives de France va engager fin 2022 une étude pour établir une stratégie de collecte et de conservation des documents d'autorisation d'urbanisme avec pour objectif d'analyser l'écosystème juridique et technique de PLAT'AU et des logiciels d'instruction des autorisations d'urbanisme et, sur ce fondement, de proposer différents scénarios d'archivage adaptés aux transformations apportées par la dématérialisation de ce processus
France Archives >> Circulaire DGPA/SIAF/2022/003 du 18/07/2022
C'est dans ce cadre qu'intervient la publication du Guide pratique à destination des collectivités territoriales « Dossiers d'urbanisme : comment numériser pour bien archiver ? » et du Questionnaire d'évaluation en vue d'obtenir le visa d'élimination de documents d'origine sur support papier ayant fait l'objet d'une numérisation.
Ces deux documents sont destinés aux collectivités: guichets uniques et centres instructeurs, qui agissent pour le compte d'une ou plusieurs collectivités territoriales, services d'archives de ces collectivités et enfin au service départemental d'Archives en charge du contrôle scientifique et technique.
Le Guide pratique, premier livrable, a pour objet de présenter les prérequis et bonnes pratiques à respecter dans le cadre de la numérisation des dossiers d'autorisations d'urbanisme pour garantir leur fidélité et leur fiabilité dans le temps et, le cas échéant, pour obtenir le visa d'élimination de tout ou partie des documents d'origine papier avant la fin de leur durée d'utilité administrative.
Guide pratique à destination des collectivités territoriales
Le Questionnaire d'évaluation, second livrable, vise à évaluer, la qualité du dispositif de numérisation en vue de l'élimination des documents d'origine sur support papier. Il permettra notamment de faciliter l'obtention de l'autorisation d'élimination délivrée par le directeur du service départemental d'archives. Cette autorisation, délivrée dans le cadre du contrôle scientifique et technique exercé par l'Etat au titre du code du patrimoine, est obligatoire avant toute destruction.
Ces premières versions des Guide et Questionnaire seront mises à jour selon l'évolution du contexte réglementaire et normatif et selon l'avancée des travaux du SIAF sur le sujet de l'archivage des documents d'autorisation d'urbanisme.
Questionnaire d’évaluation en vue de l’élimination documents d’origine sur support papier ayant fait l’objet d’une numérisation
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Ces documents font partie d'un corpus documentaire qui comprendra également:
- Un Référentiel des durées de conservation des autorisations d'urbanisme qui propose une harmonisation des durées de conservation et des sorts finaux, que l'instruction soit assurée par les collectivités ou par les services de l'Etat.
- Une Fiche d'évaluation, qui a pour objet d'analyser la fonction archivistique, de décrire les acteurs, de contextualiser les propositions de sorts finaux et d'historiciser les différentes règles de gestion appliquées aux documents d'autorisations d'urbanisme.
- Un Guide d'aide à la réalisation de profils d'archivage conformes au SEDA afin de faciliter la mise en œuvre de l'archivage numérique en identifiant le contenu des exports à générer et les métadonnées nécessaires.
Enfin, le service interministériel des Archives de France va engager fin 2022 une étude pour établir une stratégie de collecte et de conservation des documents d'autorisation d'urbanisme avec pour objectif d'analyser l'écosystème juridique et technique de PLAT'AU et des logiciels d'instruction des autorisations d'urbanisme et, sur ce fondement, de proposer différents scénarios d'archivage adaptés aux transformations apportées par la dématérialisation de ce processus
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