La question porte sur la mise en œuvre de la possibilité pour les communes d'être dispensées de l'obligation de tenue du registre des actes de l'état civil en double exemplaire et, en conséquence, de l'envoi des avis de mention au greffe.
L'article 40 du code civil et les articles 3 et 10 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 modifié relatif à l'état civil prévoient la tenue des registres de l'état civil en double exemplaire par les officiers de l'état civil. Dans le mois de la clôture, l'un des deux exemplaires des registres doit être déposé au greffe du tribunal judiciaire territorialement compétent. Les avis de mentions marginales doivent également être adressés par l'officier de l'état civil au procureur de la République près le tribunal judiciaire détenteur du double des registres (article 49 du code civil).
La conservation des registres de l'état civil en double exemplaire ainsi que des avis de mention permet de procéder à la reconstitution des actes et registres de l'état civil en cas de perte, dégradation ou destruction, selon la procédure prévue par les articles 14 et 15 du décret précité du 6 mai 2017.
Tirant les conséquences de la numérisation et de la modernisation de la gestion de l'état civil, l'article 51 de la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle a modifié l'article 40 du code civil afin d'ouvrir aux communes dont les traitements automatisés de données de l'état civil satisfont à des conditions et à des caractéristiques techniques fixées par décret, la faculté d'être dispensées de l'obligation d'établir un second exemplaire du registre des actes de l'état civil et d'envoyer les avis de mention au greffe.
Les articles 11 et 13 du décret précité du 6 mai 2017 renvoient à des arrêtés pour la mise en œuvre de cette dispense et plus particulièrement pour la fixation des conditions techniques de mise en œuvre sécurisée et garantissant l'intégrité de ces traitements automatisés, ainsi que pour l'établissement du modèle d'attestation par lequel les maires devront attester annuellement auprès du procureur de la République que le traitement automatisé répond aux exigences de sécurité requises, nécessaire à la dispense de tenue du registre en double exemplaire.
Ces arrêtés, indispensables à la mise en œuvre de la dispense évoquée, n'ont pas été publiés à ce jour.
Conscient de l'importance que revêt, tant pour les communes que pour les juridictions, la mise en œuvre effective de la dispense des obligations de dépôt au greffe du second exemplaire des registres de l'état civil et d'envoi des avis de mentions, le ministère de la Justice élabore actuellement ces projets d'arrêtés et œuvre à leur publication dans les meilleurs délais. Cette élaboration revêt une réelle complexité technique et doit permettre de garantir la sécurité et l'intégrité des traitements automatisés.
Dans l'attente de ces arrêtés, il est indispensable pour les communes de respecter ces obligations, dont le respect conditionne la possibilité de mettre en œuvre la procédure de reconstitution des actes ou des registres en cas de perte, dégradation ou destruction.
Sénat - R.M. N° 04895 - 2023-03-02
L'article 40 du code civil et les articles 3 et 10 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 modifié relatif à l'état civil prévoient la tenue des registres de l'état civil en double exemplaire par les officiers de l'état civil. Dans le mois de la clôture, l'un des deux exemplaires des registres doit être déposé au greffe du tribunal judiciaire territorialement compétent. Les avis de mentions marginales doivent également être adressés par l'officier de l'état civil au procureur de la République près le tribunal judiciaire détenteur du double des registres (article 49 du code civil).
La conservation des registres de l'état civil en double exemplaire ainsi que des avis de mention permet de procéder à la reconstitution des actes et registres de l'état civil en cas de perte, dégradation ou destruction, selon la procédure prévue par les articles 14 et 15 du décret précité du 6 mai 2017.
Tirant les conséquences de la numérisation et de la modernisation de la gestion de l'état civil, l'article 51 de la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle a modifié l'article 40 du code civil afin d'ouvrir aux communes dont les traitements automatisés de données de l'état civil satisfont à des conditions et à des caractéristiques techniques fixées par décret, la faculté d'être dispensées de l'obligation d'établir un second exemplaire du registre des actes de l'état civil et d'envoyer les avis de mention au greffe.
Les articles 11 et 13 du décret précité du 6 mai 2017 renvoient à des arrêtés pour la mise en œuvre de cette dispense et plus particulièrement pour la fixation des conditions techniques de mise en œuvre sécurisée et garantissant l'intégrité de ces traitements automatisés, ainsi que pour l'établissement du modèle d'attestation par lequel les maires devront attester annuellement auprès du procureur de la République que le traitement automatisé répond aux exigences de sécurité requises, nécessaire à la dispense de tenue du registre en double exemplaire.
Ces arrêtés, indispensables à la mise en œuvre de la dispense évoquée, n'ont pas été publiés à ce jour.
Conscient de l'importance que revêt, tant pour les communes que pour les juridictions, la mise en œuvre effective de la dispense des obligations de dépôt au greffe du second exemplaire des registres de l'état civil et d'envoi des avis de mentions, le ministère de la Justice élabore actuellement ces projets d'arrêtés et œuvre à leur publication dans les meilleurs délais. Cette élaboration revêt une réelle complexité technique et doit permettre de garantir la sécurité et l'intégrité des traitements automatisés.
Dans l'attente de ces arrêtés, il est indispensable pour les communes de respecter ces obligations, dont le respect conditionne la possibilité de mettre en œuvre la procédure de reconstitution des actes ou des registres en cas de perte, dégradation ou destruction.
Sénat - R.M. N° 04895 - 2023-03-02