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Le SIAF en concertation avec la direction générale des finances publiques (DGFIP), a engagé une réflexion sur les règles d'archivage applicables aux documents relevant de la formalité de l'Enregistrement.
Cette réflexion a donné lieu à la rédaction de deux documents annexés de la présente note.
Un nouveau référentiel de conservation qui vise d'une part à actualiser la liste des typologies de documents produits par les services de l'enregistrement et d'autre part à réévaluer les durées d'utilité administrative et les sorts finaux qui leur sont applicables. Ce référentiel propose trois niveaux de décisions :
- une liste recensant les documents dont la collecte par les services départementaux d'archives est prescrite
- une liste proposant des choix de conservation ou de destruction soumis à la validation des directrices et directeurs des services départementaux d'archives, au regard du contexte local de production des documents et de la stratégie d'enrichissement des fonds d'archives établie pour leur service
- une liste recensant les documents proposés à l'élimination
Une fiche d'évaluation archivistique qui, après une description de la fonction archivistique «enregistrement des actes» et des producteurs d'archives qui y contribuent, décrit analyse les typologies de documents produits dans ce cadre tout en tenant compte de la dématérialisation et de l'informatisation de ce processus.
---------------------------
Evaluation du système d'information
Le système d'information de l'enregistrement et de la publicité foncière est décrit dans la Fiche d'évaluation archivistique relative à l'enregistrement des actes. Il fera l'objet d'un travail d'analyse plus approfondi, en coordination avec la direction générale des finances publiques, au second semestre 2024 afin d'établir la stratégie générale d'archivage et de collecte des données et des documents numériques de l'enregistrement été de la publicité foncière.
Archivage de la documentation hypothécaire
Du fait de l'interrelation importante entre les archives de l'enregistrement et de la publicité foncière, suite à la mise en œuvre d'une formalité fusionnée en 1970, la présente note sera complétée par une révision de la note DPACI/RES/2009/025 relative à l'archivage de la documentation hypothécaire. Cette note s'attachera à réinterroger les choix de sélection déterminés en 2009 en lien avec l'institut national des études démographiques qui poursuit les recherches sur le patrimoine de 3000 familles (enquête dite TRA).
Ministère de la Culture Circulaire DGPA/SIAF/2024/002 du 04/10/2024
Cette réflexion a donné lieu à la rédaction de deux documents annexés de la présente note.
Un nouveau référentiel de conservation qui vise d'une part à actualiser la liste des typologies de documents produits par les services de l'enregistrement et d'autre part à réévaluer les durées d'utilité administrative et les sorts finaux qui leur sont applicables. Ce référentiel propose trois niveaux de décisions :
- une liste recensant les documents dont la collecte par les services départementaux d'archives est prescrite
- une liste proposant des choix de conservation ou de destruction soumis à la validation des directrices et directeurs des services départementaux d'archives, au regard du contexte local de production des documents et de la stratégie d'enrichissement des fonds d'archives établie pour leur service
- une liste recensant les documents proposés à l'élimination
Une fiche d'évaluation archivistique qui, après une description de la fonction archivistique «enregistrement des actes» et des producteurs d'archives qui y contribuent, décrit analyse les typologies de documents produits dans ce cadre tout en tenant compte de la dématérialisation et de l'informatisation de ce processus.
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Evaluation du système d'information
Le système d'information de l'enregistrement et de la publicité foncière est décrit dans la Fiche d'évaluation archivistique relative à l'enregistrement des actes. Il fera l'objet d'un travail d'analyse plus approfondi, en coordination avec la direction générale des finances publiques, au second semestre 2024 afin d'établir la stratégie générale d'archivage et de collecte des données et des documents numériques de l'enregistrement été de la publicité foncière.
Archivage de la documentation hypothécaire
Du fait de l'interrelation importante entre les archives de l'enregistrement et de la publicité foncière, suite à la mise en œuvre d'une formalité fusionnée en 1970, la présente note sera complétée par une révision de la note DPACI/RES/2009/025 relative à l'archivage de la documentation hypothécaire. Cette note s'attachera à réinterroger les choix de sélection déterminés en 2009 en lien avec l'institut national des études démographiques qui poursuit les recherches sur le patrimoine de 3000 familles (enquête dite TRA).
Ministère de la Culture Circulaire DGPA/SIAF/2024/002 du 04/10/2024
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