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Le développement de la dématérialisation et des usages du numérique conduit les administrations à faire numériser des documents initialement disponibles sous forme papier. À la suite de la dématérialisation, il est souvent attendu par les services producteurs que les documents d'origine soient détruits, à des fins de rationalisation des espaces de stockage et pour éviter tout risque de confusion entre les fonds papier et numériques.
S'agissant d'archives publiques, ces documents d'origine sont soumis au contrôle scientifique et technique de l'État exercé par l'administration des archives, et plus particulièrement au visa préalable à toute élimination.
Sous certaines conditions exposées dans le guide joint à la présente note, il est possible d'autoriser l'élimination des documents d'origine avant le terme de leur durée d'utilité administrative et quel que soit leur sort final.
Ces conditions sont fonction des enjeux et des risques associés aux documents concernés et couvrent deux grands ensembles d'exigences :
1. Démontrer que les copies numériques produites sont fidèles au document d'origine, au moment de leur production ;
2. Établir que ces copies numériques seront ensuite gérées et conservées suivant des moyens de nature à en garantir la fiabilité dans le temps aussi longtemps que nécessaire.
La norme NF Z 42-026 et le référentiel de certification NF 544 associé, dédiés au premier ensemble, visent en particulier à obtenir des garanties et des engagements fermes des acteurs économiques ou à donner un cadre de référence pour les projets les plus critiques. Ils ne s'imposent pas nécessairement pour autoriser l'élimination des documents d'origine, notamment dans le cadre d'un traitement interne par une entité publique.
C'est pourquoi il est essentiel, d'une part d'apprécier en amont les enjeux et les risques associés aux documents et à la typologie du projet, et d'autre part d'adapter le niveau d'exigence attendu en fonction des conclusions de cette analyse.
Le Bureau du contrôle, de la collecte, des missions et de la coordination interministérielle (controle.collecte.siaf@culture.gouv.fr) et le Bureau de l'expertise numérique et de la conservation durable (archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr) du Service interministériel des Archives de France se et tiennent à la disposition des services d'archives pour toute question relative au contenu du Guide à sa mise en œuvre.
France Archives - Circulaire DGPA/SIAF/2025/005 du 16/05/2025
Guide « Autoriser la destruction anticipée de documents sur support papier après leur numérisation. Quelles conditions et quels critères de décision ? »
Abroge les textes suivants
DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14/01/2005 ,
VADEMECUM_NUMERISATION_2014_03 du 01/03/2014
S'agissant d'archives publiques, ces documents d'origine sont soumis au contrôle scientifique et technique de l'État exercé par l'administration des archives, et plus particulièrement au visa préalable à toute élimination.
Sous certaines conditions exposées dans le guide joint à la présente note, il est possible d'autoriser l'élimination des documents d'origine avant le terme de leur durée d'utilité administrative et quel que soit leur sort final.
Ces conditions sont fonction des enjeux et des risques associés aux documents concernés et couvrent deux grands ensembles d'exigences :
1. Démontrer que les copies numériques produites sont fidèles au document d'origine, au moment de leur production ;
2. Établir que ces copies numériques seront ensuite gérées et conservées suivant des moyens de nature à en garantir la fiabilité dans le temps aussi longtemps que nécessaire.
La norme NF Z 42-026 et le référentiel de certification NF 544 associé, dédiés au premier ensemble, visent en particulier à obtenir des garanties et des engagements fermes des acteurs économiques ou à donner un cadre de référence pour les projets les plus critiques. Ils ne s'imposent pas nécessairement pour autoriser l'élimination des documents d'origine, notamment dans le cadre d'un traitement interne par une entité publique.
C'est pourquoi il est essentiel, d'une part d'apprécier en amont les enjeux et les risques associés aux documents et à la typologie du projet, et d'autre part d'adapter le niveau d'exigence attendu en fonction des conclusions de cette analyse.
Le Bureau du contrôle, de la collecte, des missions et de la coordination interministérielle (controle.collecte.siaf@culture.gouv.fr) et le Bureau de l'expertise numérique et de la conservation durable (archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr) du Service interministériel des Archives de France se et tiennent à la disposition des services d'archives pour toute question relative au contenu du Guide à sa mise en œuvre.
France Archives - Circulaire DGPA/SIAF/2025/005 du 16/05/2025
Guide « Autoriser la destruction anticipée de documents sur support papier après leur numérisation. Quelles conditions et quels critères de décision ? »
Abroge les textes suivants
DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14/01/2005 ,
VADEMECUM_NUMERISATION_2014_03 du 01/03/2014
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