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L’établissement de fiches individuelles de police relatives aux étrangers séjournant en France, issu d’une pratique ancienne, constitue une obligation aux termes de la Convention de Schengen et du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile. Le cadre juridique encadrant cette pratique a été modernisé et simplifié en 2015.
Pour bénéficier de cette dispense de déclaration, les traitements de données mis en œuvre doivent scrupuleusement respecter l'ensemble des conditions posées par les textes légaux et la dispense, notamment concernant les droits des personnes.
Les exploitants pourront par exemple :
- présenter un document explicatif au moment où l’étranger remplit la fiche,
- insérer une mention explicative sur le site internet de l’hôtel
ou délivrer l’information requise par affichage dans le lieu d’hébergement.
Il est possible de retranscrire sur la fiche les indications fournies lors de la réservation par le client, celui-ci n’ayant alors plus qu’à apposer sa signature. Dans ce cas, les données extraites du fichier client doivent être strictement limitées à ce que prévoit l’arrêté du 1er octobre 2015. Les fiches doivent en outre être détruites à l’expiration du délai de 6 mois.
Enfin, les exploitants d’hébergements touristiques, qu’ils soient professionnels ou particuliers, ont une obligation de garantir la sécurité et la confidentialité de ces fiches.
En tout état de cause, cette dispense n'exonère pas les exploitants d’hébergements touristiques de leurs responsabilités au regard de la loi Informatique et Libertés.
CNIL - 2016-07-06
Pour bénéficier de cette dispense de déclaration, les traitements de données mis en œuvre doivent scrupuleusement respecter l'ensemble des conditions posées par les textes légaux et la dispense, notamment concernant les droits des personnes.
Les exploitants pourront par exemple :
- présenter un document explicatif au moment où l’étranger remplit la fiche,
- insérer une mention explicative sur le site internet de l’hôtel
ou délivrer l’information requise par affichage dans le lieu d’hébergement.
Il est possible de retranscrire sur la fiche les indications fournies lors de la réservation par le client, celui-ci n’ayant alors plus qu’à apposer sa signature. Dans ce cas, les données extraites du fichier client doivent être strictement limitées à ce que prévoit l’arrêté du 1er octobre 2015. Les fiches doivent en outre être détruites à l’expiration du délai de 6 mois.
Enfin, les exploitants d’hébergements touristiques, qu’ils soient professionnels ou particuliers, ont une obligation de garantir la sécurité et la confidentialité de ces fiches.
En tout état de cause, cette dispense n'exonère pas les exploitants d’hébergements touristiques de leurs responsabilités au regard de la loi Informatique et Libertés.
CNIL - 2016-07-06
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